遙距也可以管理一個強大的設計團隊?

有不少編輯已經已經寫了許多有關設計會議的文章,而這篇文章的目的是為了使你的團隊能夠遠距離運行設計會議。而對於本身已很滿意設計會議和對用戶及業務問題已有共識的團隊來說,本文能夠為他們提供最大有幫助。

在Pivotal Labs,我們主張同地協作和溝通速記。可是,我們在最近的專案中遇到了複雜的問題,但團隊的成員都分別在新加坡、東京和悉尼這三個地方。

由於項目都已達到成熟的階段,並有了一個限制的互動模式,所以我們找不到明顯的方式去延續我們的設計。而這種不確定性亦使我們感到運行一個設計會議是最適合解決這個問題的特定方案。

因為我們的團隊分開了,即使用上同樣的方式,我們也擔心問題未必能夠解決。儘管我們不知道能否成功,但我們當時唯一的選擇就只有遠距離執行設計會議。最後,我們為問題提出了盡可能更多的想法,並達到了我們想要的最終目標。

 

以下概述了可以採取的步驟來重現我們的實驗。

 

您將需要:

  • 主持人
  • 平衡的團隊(例如開發人員,設計師和產品經理)
  • 良好的互聯網連接狀態
  • 可以打開攝像機的免費視頻聊天工具(我們用appear.in)
  • 備有圖像編輯器的電腦(我們使用Photoshop)
  • A4紙和一支Sharpie筆
  • 計時裝置

 

第一步:設置階段

主持人應確保會議的目標明確。會議需要有一個已被明確定義的問題、一個多樣化的團隊(多個角色和觀點)以及要盡可能想出多選項的目標。設計團隊應該從會議中討論出許多個已完成草圖的選項,然後利用線框圖繼續完成目標。

 

第二步:確保問題有過清晰的溝通

我們喜歡用有效的用戶場景去定義處理問題的範圍。情景是獲得用戶同理心的絕佳方法,同時能在不使用特定技術或界面方案去隔離數據和商業邏輯。特別是如果你已透過各種方式驗證了用戶場景(我們特別喜歡用戶訪問!),它會成為一個很好的會議起點。

為了避免上下文交換,我們在appear.in即時通訊協作地寫了這個場景。

 

第三步:盡可能繪製更多的想法和使用時間盒

接下來,每個參與者盡可能繪製更多的解決方案來解決設計上的問題。給參與者有限的時間完成繪製過程,並告訴他們繪製一定數量的想法。記住繪製的重點並不是要設計出視覺上吸引人的元素,而是要找出解決特定問題的方案。然後再增加一個將紙張以水平定向的約束,這個做法會在下一步派上用場!

我們通常時間盒化設計會議至8-15分鐘和設定繪製下限,這會幫助人們避免因為嘗試提出完美的想法而進行自我審查。而在過程中的某個時刻,你那具創意的大腦應該能夠接管並找到一種不同的想像方向。

我們發現加強流程紀律有助於去面對新的環境。由於這是我們第一次嘗試遠距離協作,所以我們決定時間盒化到5分鐘。這樣一來,如果事情發生可怕的錯誤,我們可以快速分析並改變參數。

 

第四步:屏幕截圖後在Photoshop / Sketch中修復被鏡像 (翻轉) 的圖像

之後,參與者會將他們的圖紙放在他們的網絡攝像頭前面,而主持人則以畫面截圖(提示:Mac是Cmd + Shift + 3)來捕捉每個人的工作,而你會發現花這一分鐘能令工作意外地做得更好。如果參與者在繪製時用垂直方向,你的工作會變得更便利,因為電腦上的相機有利於顯示這個水平的比例。

在實驗過程中我們發現每個成員都會看到自己的圖像被水平地翻轉了,而其他人的方向則是正確。經過一番調查之後,發現我們的網絡攝像機都被設置為像自己的鏡子一樣,而對向其他人則像窗戶一樣。因此,負責截圖的人需要用Photoshop的圖像編輯工具將圖像翻轉。而在一輪工作之後,團隊可以開始在appear.in進行檢閱工作。

 

第五步:安靜閱讀,快速匯報

參與者會先安靜地檢閱圖紙兩分鐘。 完成後每人則輪流說明自己想法的來源,以及不同組件的工作原理。

 

第六步:指出好處和問題

每位參與者解說完畢後,其他與會者會被邀請發表評論。我們喜歡使用一個嚴格的框架:「好處和問題」。 設計會議的目標不是批評一個想法,而是提出許多想法。表達覺得好的地方並且提出關於設計上的問題,可以確保我們都能安心地想出更多的可能,而不是要提出最好的想法。

一旦主持人聽到了團隊的共識,他就會開始帶領大家圍繞覺得好的部份討論。這個共識亦會在設計師開始將草圖變成線框圖的時候為其提供靈感。

 

限制

因應更多的參與者,會議的方法是需要作出調整的。我們認為現時的方式最多可以支持四個參與者,而同樣地每個參與者只限用一張紙。我們可能需要幾個屏幕截圖,以及更多的時間和想法來繪製,而Slack也是其中一個替代方法來處理較大的群組。

 

原文: Medium

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